Cómo Abrir y Gestionar tu Propia Agencia de Viajes en España

¿Te has preguntado alguna vez si podrías abrir tu propia agencia de viajes en España? La respuesta es sí, y en esta guía completa te explicamos los pasos que debes seguir para lograrlo. Descubre cómo convertirte en un emprendedor del turismo y aprovechar el auge de esta industria.

Pasos Previos para Abrir una Agencia de Viajes

¿A quién no le gusta viajar? La mayoría de las personas considera «viajar» como una de sus actividades favoritas. En España, el sector de viajes al extranjero es muy activo, con un gasto anual superior a los 19.000 millones de euros. Sin embargo, también hay una fuerte competencia.

En esta guía, te acompañaremos a través de los pasos necesarios para abrir tu agencia de viajes, ya sea minorista o mayorista.

Estudio de Mercado y Plan de Viabilidad

Antes de lanzarte, realiza un análisis de mercado y elabora un plan económico de viabilidad. Estudia variables como la ubicación de la agencia, la competencia, el perfil de los clientes y el contexto socioeconómico. Este análisis te ayudará a tomar decisiones informadas sobre el tipo de agencia turística que deseas abrir.

Inversión Necesaria

¿Cuánto cuesta abrir una agencia de viajes? La inversión es similar a la de muchos otros negocios, y puede desglosarse de la siguiente manera:

1. Gastos de establecimiento: Trámites de constitución, pago de tasas municipales, seguros, etc. (aproximadamente 3.500 – 5.000 euros).
2. Obras de acondicionamiento del local: 4.500 euros.
3. Alquiler del local: Puede variar según tamaño y ubicación (aproximadamente 2.000 euros).
4. Mobiliario: 3.000 euros.
5. Equipos y programas informáticos: 4.000 euros.
6. Otros: 1.000 euros.
7. Acuerdos con agencias mayoristas, servicios de transporte, hoteles, etc.: Dependiendo de las condiciones.
8. Sueldos de agentes de viajes, personal de limpieza, etc.

La opción de abrir una agencia de viajes online puede resultar más económica, pero aún así, ten en cuenta la necesidad de depositar una fianza antes de empezar.

Elección de la Forma Jurídica

Dada la envergadura de una agencia de viajes, es común constituirse como Sociedad Limitada (S.L.). Esto implica trabajar con varios socios y cumplir con ciertos requisitos legales.

Diseño de Branding

La imagen de marca es crucial. Elige un nombre atractivo y fácil de recordar. Algunos ejemplos de naming podrían ser:

• HoliTours
• Viajes Excelsior
• Travel Aventura
• Volando Voy
• Viajes Edén

El logotipo debe ser sencillo, temático, relevante, fácil de recordar, versátil y atemporal. Puedes buscar ayuda en agencias de naming y diseño de logotipos.

Creación y Difusión de la Imagen de Marca

Potencia tu imagen corporativa en todos los aspectos del negocio, desde la fachada y escaparate hasta la presencia online y redes sociales.

Requisitos para Abrir una Agencia de Viajes

Trámites Administrativos y Legales

La agencia de viajes se constituirá como una Sociedad Limitada. Los trámites incluyen:

1. Inscripción de la denominación social en el Registro Mercantil.
2. Apertura de una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
3. Redacción de los Estatutos sociales de la agencia.
4. Firma de la escritura pública ante notario.
5. Obtención del NIF provisional y alta en el I.A.E.
6. Inscripción en el Registro Mercantil y obtención del NIF definitivo.

La licencia para abrir una agencia de viajes es expedida por la Dirección General de Turismo de cada Comunidad Autónoma, con requisitos adicionales como pólizas de seguros, contratos de locales, y una fianza que varía según el tipo de agencia.

Instalaciones y Equipamiento

Dependiendo de si es una agencia física u online, las instalaciones deben cumplir con ciertos requisitos. Para una agencia física, considera zonas como escaparate, recepción, área de atención al cliente, área de descanso, almacén y baños.

Administración y Gestión de la Agencia

La administración implica cumplir con obligaciones fiscales y contables, elaborar paquetes turísticos, gestionar la agencia y realizar acciones comerciales. También es esencial contar con personal capacitado y seguir procesos eficientes.

Obligaciones Fiscales y Contables

El departamento administrativo debe encargarse de las obligaciones fiscales como el Impuesto de Sociedades y el IRPF de los trabajadores. Además, deben cumplirse obligaciones contables como el balance de resultados y la memoria del ejercicio.

Formación Necesaria y Contratación de Personal

El personal de la agencia de viajes debe tener conocimientos avanzados sobre el sector. La formación puede ser universitaria en Turismo o cursos específicos de Agente de Viajes. Se valoran idiomas como inglés, francés o alemán.

Contratación de Trabajadores

La contratación debe comunicarse a la Tesorería General de la Seguridad Social, y los contratos de trabajo deben registrarse en el SEPE.

Prevención de Riesgos, Protección de Datos y Estrategias para Impulsar tu Agencia de Viajes

Prevención de Riesgos en Agencias de Viajes

Responsabilidad del Empresario o Titular (Menos de 6 Trabajadores):

• El empresario o titular es responsable de establecer pautas para garantizar la seguridad de los trabajadores.
• Impulsar medidas para asegurar la formación adecuada en prevención de riesgos.

Principales Riesgos a Evitar:

1. Caídas: Tanto al mismo como a distinto nivel.
2. Atrapamiento entre objetos.
3. Golpes: Ya sea por caída de objetos o por elementos colocados inoportunamente.
4. Cortes.
5. Quemaduras o calambres: Por contactos eléctricos en mal estado.
6. Sobreesfuerzos.
7. Problemas auditivos: Ruidos excesivos.
8. Problemas visuales: Iluminación insuficiente.
9. Estrés y carga mental.

Prevención de Incendios:

• Debe haber un extintor cada 15 metros de recorrido en planta.
• Estar preparado con planes de actuación en caso de incendio.

Protección de Datos en Agencias de Viajes

Cumplimiento de Requisitos:

1. Responsables del Tratamiento: Informar sobre la agencia, sus representantes o delegados.
2. Registro de Actividades: Ficheros separados para clientes, proveedores, videovigilancia, etc.
3. Cesión de Datos: Informar sobre datos cedidos a terceros (hoteles, aerolíneas).
4. Finalidad del Tratamiento: Informar sobre la razón y plazo del tratamiento de datos.
5. Solicitar Consentimiento: Obtener consentimiento explícito de clientes, proveedores, etc.
6. Política de Privacidad en la Web: Incluir en la página web la política de privacidad, aviso legal y política de cookies.
7. Acuerdos de Confidencialidad: Firmar acuerdos con empleados, proveedores, prestadores de servicios.
8. Análisis de Riesgos: Evaluar riesgos en protección de datos e informar sobre brechas de seguridad.

Estrategias para Impulsar tu Agencia de Viajes

Transformación Digital:

• Adaptarse a la era digital para atraer a un público más amplio.
• Desarrollar una página web con información clara y posibilidad de contratación.
• Incluir secciones de contacto y, si es posible, chat en tiempo real.
• Crear un blog para atraer visitantes con contenido relevante sobre destinos y ofertas.

SEO (Optimización para Motores de Búsqueda):

• Contratar a profesionales de SEO para destacar en la competencia.
• Utilizar agencias SEO confiables para mejorar el posicionamiento.

Redes Sociales:

• Establecer una presencia activa en redes sociales populares.
• Compartir contenido interesante, informar sobre ofertas y promocionar experiencias.
• Utilizar redes sociales específicas para viajeros.

Aplicaciones Móviles:

• Emplear aplicaciones para mejorar la experiencia del cliente.
• Facilitar reservas, pagos y comunicación directa.

Servicios de Mensajería Instantánea:

• Utilizar WhatsApp u otras aplicaciones para establecer comunicación cercana con usuarios.
• Crear grupos de ofertas y promociones para una interacción más directa.

Promoción Offline:

• Combinar estrategias online y offline para llegar a diferentes audiencias.
• Anuncios en medios locales, reportajes en revistas especializadas y distribución de material publicitario.

Ideas Brillantes para Inspirarte:

• Incorporar comparadores de precios en la página web.
• Utilizar programas de gestión para facilitar tareas administrativas.
• Colaborar con influencers de viajes para atraer a usuarios jóvenes.
• Apostar por el turismo sostenible, una tendencia en alza.
• Implementar publicidad programática para segmentar audiencias.
• Vender experiencias únicas en lugar de simples viajes.

Aplicaciones para la Gestión de Agencias de Viajes:

• mTrip, Axus Travel APP, Travefy, Adiante app.

Conclusión:

Abrir una agencia de viajes en España implica una inversión significativa y trabajo duro, pero también brinda la oportunidad de entrar en un sector en crecimiento con un gran número de clientes potenciales. Con la combinación adecuada de cumplimiento legal, estrategias digitales y enfoque en la experiencia del cliente, puedes destacarte y construir un negocio exitoso en la emocionante industria del turismo. ¡Buena suerte en tu emprendimiento!